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5 Fehler bei der Hochzeitsplanung

yes Wedding Day Management by ergophilista/ Wedding Planner München/ Hochzeitsblog/ 5 typische Fehler bei der Hochzeitsplanung

1. Den Zeitplan gestalten ohne an die Gäste zu denken

 

Klar sieht es auf dem Papier gut aus, wenn man ein 3-Gänge-Menü in 50 Minuten schickt. Es sollte auch weder an der Küche, noch am Service scheitern, diesen Plan umzusetzen. Aber ob die Gäste mitspielen, ist eine andere Frage, denen ist der Zeitplan nämlich meistens wurscht. Auch ein Sektempfang sollte nicht zu knapp berechnet sein. Es braucht ja schon seine Zeit, bis die Gäste den Raum betreten, ggf. noch ihre Jacke abgeben, evtl. kurz auf die Toilette gehen um sich frisch zu machen, sich dann erst orientieren und anschließend zu einem Glas Sekt greifen. Eigentlich ist zu diesem Zeitpunkt die eigeplante Viertelstunde schon vorbei, aber für die Gäste geht es jetzt erst richtig los. Sie wollen sehen wer sonst noch da ist, wem sie "hallo" sagen möchten. Gespräch entwickeln sich, vielleicht trinkt man ein zweites Glas Sekt und schon ist der Zeitplan gesprengt.

2. Kein System für die Garderobe haben

 

Jacken aufhängen - "easy"- denken sich viele, drücken den Damen an der Garderobe einen Block mit Marken in die Hand und schon ist das Thema für sie gegessen. Dabei ist ein funktionierendes System an der Garderobe für einen reibungslosen Ablauf nicht zu unterschätzen. In den Locations in denen eine fest installierte Garderobe mit eingespieltem Team arbeitet, läuft dies meist sehr gut. Baut man allerdings die Garderobenständer extra auf und hat dazu Mitarbeiter, die sich nicht so gut auskennen, ist das Chaos meist vorprogrammiert. Von Kleiderständern, die wie beim "Domino Day" ineinander stürzen, über verwechselte bis zu verschwundenen Jacken und völlig überfordertem Garderobendamen - die Bandbreite an Pannen ist groß. 

 

Erspart euch den Ärger und sorgt vor:

  • Baut die Garderobenständer stabil und so weit auseinander auf, dass sie sich nicht berühren, sollt einer kippen (Stichwort: Domino Day)
  • Legt vorab ein System für die Nummerierung fest, sprecht es mit dem Team durch und macht es mit Schildern klar (z.B. Ständer 1: Marken 100 bis 150, Ständer 2: 150 bis 200 etc.)
  • Denkt über Anbringungsmöglichkeiten für die Marken nach. Papiermarken kann man über den Bügel hängen, aber bei Taschen wird es schwierig. Wäschezwicker, Klammern oder notfalls Büroklammern oder Gummibänder helfen euch hier weiter.
  • Behaltet das System bei und hängt nichts um. 

Vielleicht fragt ihr euch jetzt, warum ich aus einer Garderobe so ein großes Thema mache, aber hier steckt der Teufel im Detail. Die Garderobe ist meist die erste und letzte Anlaufstelle bei einer Veranstaltung und bekanntlich bleiben der erste und der letzte Eindruck besonders in Erinnerung.

3. Nur an die Optik und nicht an die Praxis denken

 

Ja, man kann eine Sahnetorte bei 35° C Außentemperatur kopfüber aufhängen, aber die Schwerkraft und die Hitze werden ihr übriges tun. Und ja, man kann auf einem Elefanten zum Traualter reiten, aber auch der stoffwechselt und zwar dann wann er mag. Ich will kein Spielverderber sein und bekanntlich klappt ja alles am Ende (irgendwie) und natürlich ist es mein Job alles möglich zu machen, aber manchmal ist eine klassische, erprobte und als gut erwiesene Methode doch die bessere Wahl.

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4. Sich in Details verlieren und das Wesentliche vergessen

 

"Haben wir wirklich an alles gedacht?" diese Fragen stellen sich (hoffentlich) alle Brautpaare während der Planungsphase. Schnell verliert man in all den Punkten den Überblick und den Blick fürs Wesentliche. Da hat dann zwar jeder Gast individualisierte Pralinen, aber leider gibt es auf der Hochzeit keine Toiletten. Oder es wurde jeder Stromanschluss mit der Band besprochen, aber nicht daran gedacht, dass das Catering auch Strom braucht. Hier helfen Checklisten und professionelle Dienstleister. 

 

 

5. Nicht mit den Dienstleistern sprechen

 

Euch ist bestimmt schon bei den vorherigen Punkten aufgefallen, dass Kommunikation eine große Rolle spielt. Und gerade der Austausch mit den Dienstleistern ist das A und O. In den seltensten Fällen wird bei einer Hochzeit alles aus einer Hand geschaffen, es gibt das Catering, die Band, die Dekoration, die Fotografin, den Trauredner oder Pfarrer, die Sängerin für die Zeremonie, die Konditorin uvm. Es ist also ungemein wichtig, dass ihr den Dienstleistern die Informationen zur Verfügung stellt die sie brauchen, um ihren Job zu machen. Welche sind das? Im Zweifelsfall lieber ein paar mehr als zu wenige. Zeitplan, Sitzplan, Namensliste, Infos zu Allergikern, gewünschte Konstellationen für das Shooting, je mehr Informationen ihr euren Dienstleistern im Vorfeld gebt, desto weniger Nachfragen gibt es während der Hochzeit. 

Klingt nach viel Arbeit, oder? Wenn ihr euch für euren großen Tag Unterstützung und einen reibungslosen Ablauf wünscht, dann schaut mal hier: Yes!

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